INTRODUCCIÓN AL PROGRAMA - VERSIÓN 2010
1. Definición: Excel es un programa que permite la creación y manipulación de HOJAS DE CÁLCULO.
Una HOJA DE CÁLCULO está diseñada para el tratamiento informático (de forma sencilla e intuitiva) de DATOS, de cualquier tipo, que puedan organizarse en forma de TABLA:Cálculos automáticos, Ordenación, Gráficas, Filtrado, selección
Al iniciar, EXCEL presenta su ventana de trabajo mostrando una hoja en blanco con el nombre de Libro 1. En esta ventana de trabajo podemos distinguir los elementos que se reflejan en la figura inferior.
2. Conceptos básicos de EXCEL
2.1. Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con EXCEL, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Para ser reconocidos como ficheros EXCEL por el ordenador, estos archivos deben tener la extensión .xls (ver observación 1).
2.2. Hoja de Cálculo
Un libro de trabajo está formado por varias hojas de cálculo, denominadas, en principio, Hoja 1, Hoja 2, etc.
Al crear un nuevo libro constará de 3 hojas aunque se pueden añadir más o eliminarlas. En la parte inferior de la ventana de EXCEL hay unas pestañas para seleccionar la hoja que se desea. Es posible cambiar el nombre, eliminar, mover, insertar hojas, situando el ratón sobre una de las pestañas y pulsando el botón
derecho.
2.3. Celdas
Cada hoja de cálculo utiliza una cuadrícula para manipular los datos. Las columnas se nombran mediante letras, por ejemplo A, B, C,....... AA, AB, etc.
Las filas se nombran mediante números: 1, 2, 3,…
La intersección de una columna y una fila se denomina celda. Para identificar una celda se nombra primero la columna a la que pertenece y luego el número de su la fila. Ejemplos: A1, B27, h34, AA22,… Por ejemplo, la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Son sus
“coordenadas”. En cualquier momento el cursor esta posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ella: dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece con un borde grueso negro. Además sus coordenadas (columna-fila) aparecen en el recuadro izquierdo de la barra de fórmulas.
Para introducir cualquier dato (número, palabras, fechas, fórmulas,…) en una celda, sólo hay que hacer clic sobre la celda para activarla y escribir el dato. Después, pulsar la tecla enter o intro o cambiar de celda activa para que el programa reconozca aquello que hemos escrito.
2.4. Rango
Un rango designa un conjunto de celdas contiguas que forman un bloque rectangular. Un rango se representa separando mediante dos puntos los nombres de celdas de dos esquinas opuestas, por ejemplo B3:D8, y comprende todas las celdas entre esas dos, ambas incluidas.
3. Barras
3.1. Barra de título
La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando se crea un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que se modifique el nombre cuando se guarde el archivo. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar/maximizar y cerrar el programa.
3.2. Barra de menús
La barra de menús contiene las operaciones de EXCEL, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en una hoja EXCEL.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las acciones más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.
3.3. Barra de fórmulas
La barra de fórmulas se compone de dos zonas: en la parte izquierda aparece la referencia a la celda activa, es decir donde se tiene el cursor. En la parte derecha se muestra el contenido de dicha celda. Si el contenido de la celda es una fórmula en esta zona se mostrará la función y en la celda aparecerá el resultado de la fórmula.
3.4. Barra de etiquetas
La barra de etiquetas nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
3.5. Barras de desplazamiento
Las barras de desplazamiento nos permiten movernos a lo largo y ancho de la cuadrícula de forma rápida y sencilla. Simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
3.6. Barras de herramientas
Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc. Para saber que función realiza cada icono, basta con situar el puntero del ratón (sin hacer clic) encima del icono deseado.
Aunque posee muchas más, EXCEL sólo nos muestra, por defecto, las barras de herramientas habitualmente más utilizadas, que son la Estándar y la de Formatos. Dentro de cada barra de herramientas, a su vez,sólo nos muestra los iconos más utilizados. Las barras de herramientas pueden personalizarse (Menú Ver --> Barras de herramientas --> Personalizar).
4. Ayuda
Para activar la Ayuda de EXCEL podemos pulsar F1 o hacer clic en el interrogante de la barra de menús. En algunas versiones, la Ayuda es ON-LINE y por lo tanto necesita que el ordenador esté conectado a internet (lo cual puede resultar muy molesto).
5. Introducción de datos en una celda, es posible introducir datos de diversos tipos: texto, números, fecha, hora, fórmulas y funciones de varias clases, valores lógicos, gráficos, imágenes,…
Para introducir datos en una celda, hay que hacer ACTIVA dicha celda y teclear los datos. En EXCEL se utiliza la coma decimal para separar la parte entera de la fraccionaria de un número decimal: 12,06.
Los datos que se escriben aparecen en la celda y en la barra de fórmulas. Para indicar que se ha terminado de introducir datos en esa celda y validarlos se puede:
• Pulsar la tecla Enter
• Pulsar la tecla de tabulación
• Pulsar el cuadro de aceptación de la barra de fórmulas
• Desplazarse a otra celda utilizando el ratón o las flechas de movimiento
Si una celda ya contiene datos y se quieren modificar, una vez seleccionada la celda adecuada, se puede escribir directamente, con lo que se “machacará” lo anterior, o bien hacer clic sobre la parte de los datos a modificar, en la barra de fórmulas. Si, en mitad de la modificación, nos arrepentimos bastar pulsar el cuadro de cancelar de la barra de fórmulas.
También se puede “cortar y pegar” el contenido de una celda en otra:
• Seleccionamos la celda con datos adecuada
• Utilizando el menú Edición, el botón derecho del ratón o la combinación de teclas Ctrl+C, “copiamos”
su contenido
• Nos desplazamos a la celda a rellenar y, utilizando de nuevo el menú Edición, el botón derecho del ratón o la combinación de teclas Ctrl+V, “pegamos” el contenido.
Lo anterior puede hacerse también con un rango de celdas.
Para borrar el contenido de una celda, basta con pinchar en ella y utilizar cualquiera de las teclas de borrado: la tecla Suprimir o Delete o la tecla Backspace. Para borrar en una sola operación el contenido de un rango de celdas se selecciona dicho rango y se usa la tecla Suprimir o la opción Borrar contenido del menú contextual
Si una celda ya contiene datos y se quieren modificar, una vez seleccionada la celda adecuada, se puede escribir directamente, con lo que se borrará lo anterior, o bien hacer clic sobre la parte de los datos a modificar, en la barra de fórmulas. Si, en mitad de la modificación, nos arrepentimos bastar pulsar el cuadro de cancelar de la barra de fórmulas.
También se puede “cortar y pegar” el contenido de una celda en otra:
• Seleccionamos la celda con datos adecuada
• Utilizando el menú Edición, el botón derecho del ratón o la combinación de teclas Ctrl+C, “copiamos” su contenido
• Nos desplazamos a la celda a rellenar y, utilizando de nuevo el menú Edición, el botón derecho del ratón o la combinación de teclas Ctrl+V, “pegamos” el contenido.
Lo anterior puede hacerse también con un rango de celdas.
Para borrar el contenido de una celda, basta con pinchar en ella y utilizar cualquiera de las teclas de borrado: la tecla Suprimir o Delete o la tecla Backspace. Para borrar en una sola operación el contenido
de un rango de celdas se selecciona dicho rango y se usa la tecla Suprimir o la opción Borrar contenido del
menú contextual
6. Fórmulas
En una celda pueden introducirse, además de datos CONSTANTES, como se ha visto en el punto anterior, FÓRMULAS en las que intervengan también operadores y datos de otras celdas. Para ello, tras seleccionar la celda adecuada, se debe comenzar por introducir el signo =. Esto es lo que indica al programa que se va a escribir una fórmula.
A continuación del signo = se escribe la fórmula: puede contener números o cualquier dato constante, referencias a otras celdas, operadores y funciones (ver más adelante), así como combinaciones de todos ellos
6.1. Operadores
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:
• Operadores aritméticos:
Suma + Resta - Producto * División / Porcentaje % y Potenciación ^
• Operador de texto:
Concatenación de textos &
• Operadores de comparación: se emplean para comparar valores y proporcionar un valor
lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación:
Menor que < Mayor que > Igual a =
Menor o igual que <= Mayor o igual que >=
Distinto de <>Con frecuencia se utilizan en informática varios operadores encadenados. Por ejemplo, 5+6/2*1,5. Es muy importante, en este caso, conocer el ORDEN en que van a ser efectuadas estas operaciones, ya que el resultado puede ser distinto.
Las normas que determinan dicho orden en EXCEL son:
1. En primer lugar se efectúan las potenciaciones.
2. En segundo lugar, las multiplicaciones y divisiones.
3. En tercer lugar, las sumas y restas.
4. Si hay varios operadores con la misma prioridad, se efectúan en primer lugar los de más a la izquierda.
5. Este orden puede modificarse utilizando paréntesis, ya que, si los hay en una expresión, su contenido tiene prioridad.
Los paréntesis, además, ayudan a hacer una fórmula larga más “legible”. Se recomienda su uso siempre que no se esté seguro.
6.2. Funciones
Las funciones son como fórmulas (en general complicadas), que han sido previamente programadas y están almacenadas en el ordenador. Se le proporcionan unos valores (argumentos de entrada) y devuelve un resultado (salida). La sintaxis general de las funciones en EXCEL es: Nombre_de_la_funcion(argumento1;argumento2;…)
Los argumentos pueden ser constantes, fórmulas u otras funciones, y van siempre entre paréntesis. No se deben dejar espacios en blanco entre el nombre de la función y el paréntesis. Las funciones forman parte de una fórmula, por lo tanto, para usar una función en una celda hay que introducir el signo = al principio.
Ejemplos:
SUMA(A2;A4;A9;3) el resultado es la suma de los valores de las celdas indicadas, más el valor constante 3 : equivale a A2+A4+A9+3
SUMA(A2:B4) suma los valores de todas las celdas del rango indicado; equivale a A2+A3+A4+B2+B3+B4
NUMERO.ROMANO(2341) el resultado es MMCCCXLI
RAIZ(D6) el resultado es la raíz cuadrada del valor contenido en la celda D6
FUNCIONES: CONTAR, SUMA, PROMEDIO, MÁXIMO, MÍNIMO, CONTAR.SI, SUMAR.SI
